Des solutions numériques pour un meilleur système de suivi et d’évaluation

Ce n’est un secret pour personne : de nombreux responsables et collaborateurs de projets considèrent que le S&E est une tâche supplémentaire qui les empêche de se consacrer pleinement à leur travail – même s’ils ont bien conscience de son utilité. Bon nombre, voire la majorité d’entre eux sont d’accord pour dire que le suivi et l’évaluation de l’évolution et des résultats de leurs activités sont importants pour le pilotage des projets en connaissance de cause, la production de rapports fiables et même pour des relations publiques convaincantes. Ils seraient sans doute également d’accord pour dire que la gestion et la communication de données contribuent à promouvoir la coopération, la coordination et la transparence dans les projets et entre les partenaires, les donateurs et les bénéficiaires. Mais si les avantages du S&E sont si évidents, d’où vient cette réticence apparente à les exploiter ?

Mainlevel Consulting aide les projets à améliorer leur S&E grâce à des solutions numériques et l’expérience accumulée dans ce domaine montre que les difficultés rencontrées tiennent souvent aux procédures et mécanismes utilisés par les projets pour opérationnaliser leurs systèmes S&E. Le manque de sources de données fiables ou d’outils conviviaux permettant de collecter, de transférer et d’analyser les données est une difficulté courante qui fait de la gestion des données et de leur communication un exercice fastidieux et frustrant pour ceux qui sont concernés. Heureusement, c’est aussi dans ce domaine que les solutions numériques offrent le plus de possibilités pour remplacer les frustrations occasionnées par le S&E par une motivation à le pratiquer.

Tirer parti du numérique pour le S&E

Ces dernières années, nous avons constaté une expansion rapide des technologies numériques. Même dans les régions isolées, de plus en plus de personnes ont des téléphones portables leur donnant la possibilité d’accéder à des informations et d’en donner. Cela change le mode opératoire du développement durable et la façon dont il évolue. Selon le Rapport 2016 sur le développement dans le monde, les technologies numériques peuvent contribuer à ce que le développement soit plus inclusif, plus efficace et plus innovant en facilitant l’accès à l’information et aux services, en réduisant le coût des transactions économiques et sociales, ou en simplifiant l’application à plus grande échelle de solutions prometteuses. Les projets peuvent considérablement tirer parti de ces opportunités numériques pour améliorer les principaux processus S&E tels que la collecte, la diffusion et l’analyse des données.  

Par exemple, les applications mobiles peuvent simplifier la collecte des données de suivi, notamment dans les projets décentralisés. Ainsi, pour un projet d’éducation civique au Lesotho, Mainlevel a élaboré une application mobile permettant au personnel des centres régionaux de collecter des données sur les activités par l’intermédiaire de questionnaires souples (voir les copies d’écran ci-contre). Ces applications remplacent les fichiers Word qui étaient envoyés par e-mail et manuellement transférés sur Excel. Ceux qui maîtrisent mieux le parlé que l’écrit peuvent utiliser la reconnaissance vocale pour enregistrer des textes. Dans les zones isolées mal couvertes par le réseau, le personnel peut compter sur l’application car elle nécessite une faible bande passante et enregistre les données en ligne et hors ligne. De plus, les coordonnées et les images fournies par GPS enrichissent les données et les rendent plus précises.

Les plateformes en ligne, qui contribuent à agréger les projets et analysent en temps réel les données collectées, sont un autre bon exemple de ce que les technologies numériques peuvent apporter. Un portail Internet centralement accessible (voir la copie d’écran ci-dessous) donne à la responsable du S&E, au Lesotho, un aperçu en temps réel de toutes les données de suivi provenant des régions et lui permet d’extraire les informations exploitables. La visualisation des données reflétant les indicateurs du projet lui permet d’analyser l’évolution du projet et de repérer d’éventuels goulots d’étranglement. Grâce à la possibilité d’exporter ces visuels, il lui est plus facile de produire des rapports de situation réguliers. Par ailleurs, la mise en avant du système auprès du personnel régional peut accroître sa motivation à produire des rapports fiables et réguliers car il voit que le quartier général est maintenant en mesure de reconnaître instantanément ses réalisations.

Comprendre l’utilisateur – puir penser « numérique »

Au Lesotho, ces solutions numériques profitent au personnel parce qu’elles répondent à ses besoins. Par exemple, l’utilisation d’applications mobiles est judicieuse car tout le personnel du projet a accès à des smartphones. Pour d’autres projets, où cela pourrait ne pas être le cas, il faudrait d’autres solutions. Le fait est que ce n’est pas simplement en adoptant des solutions numériques qu’un projet va, comme par magie, améliorer son système S&E. Le « plug-and-play » ne suffit pas ! Les planificateurs et les responsables de projets doivent bien comprendre que les solutions numériques ne sont utiles que si elles sont adaptées à l’environnement du projet et, surtout, aux besoins et aux exigences de ceux qui sont censés s’en servir.

Même les outils numériques de S&E les plus sophistiqués risquent d’échouer s’ils sont uniquement adoptés pour leurs fonctionnalités techniques. Il faut moins accorder d’importance à la technologie et plus aux utilisateurs. Pour être vraiment utiles, les solutions numériques doivent répondre à deux critères fondamentaux : premièrement, il faut qu’elles soient perçues comme étant utiles, par exemple en simplifiant la collecte, l’analyse et la communication des données de suivi ; et deuxièmement, elles doivent être faciles à utiliser, par exemple parce qu’elles sont conçues pour être suffisamment intuitives et ne pas nécessiter de longs manuels d’utilisation.

Par conséquent, avant de décider d’adopter telle ou telle solution numérique, les projets doivent consulter les personnes censées l’utiliser et veiller à ce que leur intérêt ne faiblisse pas pendant tout le processus de développement. Ils peuvent ainsi élaborer en commun une solution numérique conviviale facilitant le travail de tout le monde dans le domaine du S&E, et éviter d’adopter des outils inadaptés qui finissent par ajouter à la charge de travail de chacun au lieu de l’alléger.

Appliquer efficacement des solutions numériques au S&E

Cela étant, y a-t-il des conseils pratiques que les projets pourraient suivre pour appliquer les technologies numériques à l’amélioration de leurs systèmes et processus S&E ? La réponse est oui – mais il n’existe pas de recettes miracles. Il ressort de notre expérience que quatre ingrédients facilitent l’application efficace de solutions numériques au S&E :

1. Évaluer la préparation au numérique : les outils numériques ne sont utiles que s’ils répondent aux besoins, aux opportunités et aux limites de l’environnement dans lequel ils doivent être utilisés. Il est donc important de commencer par évaluer la préparation du projet et de son contexte au numérique. Quelles sont les compétences dont disposent les gens pour utiliser des outils numériques ? Quelle infrastructure technique est disponible ? Comment l’innovation numérique est-elle perçue ? Par exemple, un projet rural peut considérer qu’il serait utile d’adopter une solution de téléphonie mobile pour remplacer la collecte de données sur papier dans les zones isolées. Comme dans ces régions les gens disposent généralement de simples téléphones portables, le projet peut décider d’utiliser un système au format texte utilisant des enquêtes par SMS pour collecter des données.
2. Adopter une approche « agile » axée sur l’utilisateur : pour mettre au point des solutions utiles et intuitives, il est indispensable de tenir compte des besoins et des attentes des utilisateurs. C’est-là qu’une approche « agile », axée sur l’utilisateur, est utile. Par exemple, le projet rural peut décider de créer un portail Internet pour remplacer les feuilles de calcul Excel utilisées pour analyser les données collectées. Ce portail est créé en plusieurs étapes – après chacune d’elles, le personnel de S&E le teste et fait des commentaires. Il considère ainsi que le portail est adapté à ses besoins et apprécie de pouvoir s’en servir tôt, sans avoir à consulter des manuels complexes.
3. Commencer « petit », avec des projets pilotes modulaires : le développement axé sur les besoins de l’utilisateur aide également les projets à identifier des exigences et des besoins imprévus en matière de solutions numériques. Pour en tenir compte, les projets doivent commencer par des projets pilotes modulaires à petite échelle au lieu de solutions en grande partie prédéfinies. Par exemple, le projet rural peut considérer qu’il faut utiliser des SMS non seulement pour collecter des données mais aussi pour partager des points de vue avec les bénéficiaires. Grâce au projet pilote modulaire, il est plus facile et moins coûteux pour le projet de s’adapter à la solution numérique – et d’éventuellement l’utiliser à grande échelle, plus tard.
4. Assurer une formation et un soutien : même si les solutions numériques sont intuitives et faciles à utiliser, les projets doivent s’assurer que tous ceux qui sont appelés à les utiliser disposent des compétences numériques nécessaires. Cela veut dire que les projets doivent investir dans des mesures de formation suivies d’un soutien continu. Par exemple, le projet rural peut offrir des ateliers de formation et identifier ceux qui, dans son équipe, maîtrisent suffisamment bien le numérique pour aider les collègues qui s’y connaissent moins bien.

Les exemples montrent que les projets ne manquent pas de possibilités pour tirer parti de solutions numériques leur permettant de rendre leurs systèmes S&E plus efficaces, plus informatifs et plus intéressants à utiliser. À condition de s’en tenir à un mantra central : Avant de penser « numérique » – penser aux utilisateurs.

Daniel Brumund est consultant en solutions numériques et en communication chez Mainlevel Consulting, à Berlin/Allemagne. Il prodigue des conseils en matière de stratégie et de pratique des TIC pour le S&E et la coopération au développement.
Contact : daniel.brumund@mainlevel.de